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LE REGLEMENT GENERAL DE LA PROTECTION DES DONNEES (MAI 2018)


La nouvelle politique sur le Règlement Général de la Protection des Données de mai 2018 concerne tout le monde, de l’entreprise à l’association, tous les supports, du papier au numérique. N’étant pas à but commercial, les contraintes associatives sont moins importantes et les moyens à déployer pour vous mettre en conformité au RGPD ne sont pas très importants, il s’agit avant tout de bon sens et d’organisation.

Plan d’action en quatre étapes :

 

1• Constituez un registre de vos traitements de données
J’identifie sur un registre les activités qui nécessitent la collecte et le traitement des données (ex : campagne de recrutement ou de fidélisation, gestion de paie, gestion des accès, statistiques…) en précisant l’objectif poursuivi, les catégories de données utilisées, qui a accès aux données et la durée de conservation.

 

2• Faites un tri dans vos données
Je ne collecte que les données dont j’ai vraiment besoin, je tiens à jour la liste de mes fichiers et je ne conserve pas les données au-delà de ce qui est nécessaire.

 

3• Respectez les droits des personnes
J’informe sur les raisons de la collecte, la durée de conservation et les moyens d’exercer leurs droits sur leurs données.

 

4• Sécurisez vos données
Je suis tenu d’assurer la sécurité des données informatiques ou physiques que je détiens (protection, mise à jour antivirus, changement des mots de passe…).

 

Mises en œuvre :

 

Le formulaire d’adhésion permet de rappeler la politique de confidentialité (Ex : Afin de protéger la confidentialité de vos données personnelles, le Tennis Club de XYZ s’engage à ne pas divulguer, ne pas transmettre, ni partager vos données personnelles avec d’autres entités, entreprises ou organismes, quels qu’ils soient, conformément au Règlement Générale de Protection des Données de 2018), ajouter une case que l’adhérent devra cocher afin de démontrer qu’il a donné son consentement à la politique de confidentialité du club.

 

Sur le site internet, dans les mentions légales, ajouter le texte sur la politique de confidentialité et une adresse de messagerie dédiée à la demande d’informations sur les données personnelles.
ATTENTION de répondre dans les meilleurs délais aux demandes de rectification ou de suppression des données.

 

Emailing, pour gérer vos envois en nombre, plutôt que votre boîte mail, utilisez mailjet, sendinblue, mailkitchen ou autres logiciels d’envoi (entre 6000 et 9000 envois gratuits par mois). Gérer, à l’aide d’un planning et du regroupement de vos infos, la fréquence de vos envois, un excès d’envois provoque un taux de désabonnement important.

 

ADOC : la base de données appartient à la fédération, vous n’avez donc pas besoin de la protéger. En revanche toute extraction que vous utilisez, en la complétant ou pas, constitue une nouvelle base de données dont vous devenez le propriétaire.

 

SOYEZ VIGILANTS : certaines personnes peu scrupuleuses peuvent profiter du RGPD pour vous proposer des prestations coûteuses et inutiles.

 


 Ci-dessous LE GUIDE DU CNIL

 

 

 

 

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GUIDE DU CNIL


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